Incassobureau inschakelen
U heeft alles geprobeerd: herinneringen, aanmaningen, een telefoongesprek, misschien een betalingsregeling. De factuur staat nog steeds open. Dan is het moment aangebroken om de vordering uit handen te geven aan een incassobureau.
Een incassobureau neemt het dossier van u over en treedt namens u op richting de debiteur. Het doel blijft hetzelfde: betaling — maar nu met professionele druk en juridische kennis in de rug.
Wanneer is het tijd?
Er is geen vaste grens, maar als vuistregel: schakel een incassobureau in wanneer
- de debiteur na meerdere aanmaningen niet reageert of structureel niet betaalt,
- er geen gegronde betwisting van de vordering is,
- uw eigen pogingen niets meer opleveren en u verdere tijdsinvestering wilt vermijden.
Hoe langer u wacht, hoe groter de kans dat een vordering moeilijker te innen wordt — zeker als de financiële situatie van de debiteur verslechtert.
Wat kunt u verwachten?
Een incassobureau stuurt namens u aanmaningen, neemt contact op met de debiteur en onderhandelt over betaling of een regeling. Lukt dat minnelijk niet, dan kan het bureau — afhankelijk van de overeenkomst — escaleren richting een gerechtelijke procedure.
Bij zakelijke debiteuren (B2B) is de werkwijze doorgaans directer dan bij consumenten, waar strengere wettelijke regels gelden (o.a. het register incassodienstverlening bij Justis).
Wat levert u aan?
Hoe vollediger uw dossier, hoe sneller en effectiever het bureau kan optreden. Lever in ieder geval aan:
- De originele factuur (of facturen)
- De overeenkomst, offerte of opdrachtbevestiging
- Uw algemene voorwaarden (indien van toepassing)
- Alle correspondentie: e-mails, brieven, WhatsApp-berichten
- Notities van telefoongesprekken en gemaakte afspraken
- Identificatiegegevens van de debiteur (naam, adres, KvK-nummer)
Wat zijn de kosten?
De incassokosten worden bij een succesvolle inning in rekening gebracht bij de debiteur, op basis van de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK). Bij consumenten gelden vaste staffels; bij zakelijke debiteuren is er meer ruimte voor afspraak.
Vraag vooraf altijd naar de tarieven en werkwijze van het bureau. Goede incassobureaus zijn transparant over kosten en geven een realistisch beeld van de slagingskans.
Incassobureau of deurwaarder?
Dat zijn twee verschillende rollen. Een incassobureau opereert in de buitengerechtelijke fase — zonder rechter. Een gerechtsdeurwaarder heeft aanvullende bevoegdheden, zoals het leggen van beslag of het betekenen van dagvaardingen, en komt typisch in beeld bij gerechtelijke stappen. Lees meer op incassobureau vs gerechtsdeurwaarder.